Room Signage: Ο προγραμματισμός & η ευελιξία στις συναντήσεις
Οι αναποτελεσματικοί μηχανισμοί κράτησης των κοινόχρηστων αιθουσών μιας επιχείρησης συχνά διαταράσσουν, εμποδίζουν ή ακυρώνουν τις προγραμματισμένες συσκέψεις.
Τα συστήματα έξυπνης κράτησης αιθουσών έρχονται για να δώσουν τη λύση στο παραπάνω πρόβλημα. Έξω από τις αίθουσες τοποθετούνται ειδικές οθόνες προγράμματος συναντήσεων, οι οποίες δίνουν τη δυνατότητα στους ενδιαφερόμενους να κάνουν εύκολα και γρήγορα την ασφαλή κράτηση της αίθουσας. Όλες οι κρατήσεις και τυχόν αλλαγές τους, συγχρονίζονται άμεσα με συνδεδεμένο ηλεκτρονικού λογαριασμό του οργανισμού. Αντίστοιχα, οι αλλαγές που πραγματοποιούνται στο σχετικό ηλεκτρονικό ημερολόγιο (calendar), απεικονίζονται άμεσα στο σύστημα.
Ένα σύστημα έξυπνης κράτησης αιθουσών προϋποθέτει να:
- Είναι εύκολο και χρηστικό και να ενσωματώνει έξυπνες λειτουργίες – π.χ. επέκταση ή ακύρωση μιας σύσκεψης. Οι ενημερώσεις σχετικά με τη διαθεσιμότητα μιας αίθουσας θα πρέπει να πραγματοποιούνται σε πραγματικό χρόνο, έτσι ώστε να αποτρέπονται οι διπλές κρατήσεις.
- Έχει οθόνη touch και να δίνει τη δυνατότητα στους ενδιαφερόμενους να πραγματοποιήσουν ή να τροποποιήσουν μια κράτηση απευθείας από αυτήν (π.χ. να ελέγξουν την διαθεσιμότητα και να επεκτείνουν τον χρόνο της συνάντησης).
- Το εικαστικό της οθόνης και ο τρόπος παρουσίασης να είναι απλός κατανοητός συμβαδίζοντας με τα στοιχεία του χώρου και της εταιρίας.
- Υποστηρίζει έξυπνες λειτουργίες όπως τη χρήση card scanner για να επιτρέπεται στον ενδιαφερόμενο να κάνει κράτηση και εφόσον το επίπεδο πρόσβασης του το επιτρέπει.
- Προβάλει τη κατάσταση/διαθεσιμότητα της αίθουσας σε πραγματικό χρόνο καθώς και το ημερολόγιο των επερχόμενων κρατήσεων με άμεσο και κατανοητό τρόπο.
- Να δίνει την δυνατότητα ακύρωσης λόγω μη προσέλευσης
- Λειτουργεί και ως οθόνη εταιρικής επικοινωνίας (Corporate Digital Signage) όταν βρίσκεται σε κατάσταση αδράνειας με μηνύματα που είναι κεντρικά διαχειρίσιμα.
- Είναι συμβατή με όλα τα δημοφιλή online calendars ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Outlook, Office 365, Exchange Server, Google Calendar, G Suite). Με αυτό το τρόπο διασφαλίζεται η αξιόπιστη λειτουργία του συστήματος, ανεξάρτητα από τις μελλοντικές αλλαγές στις υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορεί να επιλέξει ένας οργανισμός.
